Cel i podstawa przetwarzania

Naszym celem przetwarzania danych kandydatów jest ocena Państwa przydatności do pracy na danym stanowisku w Capco.

W stosownych przypadkach przepisy o ochronie danych wymagają istnienia podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych. Opieramy się na uzasadnionym interesie lub na podjęciu działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy. Podstawy te są uznawane przez globalne przepisy o ochronie danych, w tym między innymi:

  • Wielka Brytania i UE – Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO)
  • Kanada – Ustawa o ochronie danych osobowych i dokumentach elektronicznych (PIPEDA)
  • Brazylia – Ogólna ustawa o ochronie danych osobowych (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD)
  • Singapur / Malezja – Ustawa o ochronie danych osobowych (PDPA)
  • USA – takie jak Kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów (CCPA)

Jeśli przepisy o ochronie danych wymagają podstawy prawnej do przetwarzania wrażliwych lub szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane dotyczące zdrowia, pochodzenia rasowego lub etnicznego czy przekonań religijnych, przetwarzanie to jest niezbędne do celów wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej. Ponadto w niektórych przypadkach możemy polegać na informacjach z mediów społecznościowych, jeśli przetwarzanie dotyczy danych osobowych, które zostały w sposób oczywisty upublicznione.

W przypadku danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa (tylko w Wielkiej Brytanii) opieramy się na przetwarzaniu na mocy Załącznika 1, Części 1 Ustawy o ochronie danych z 2018 r. (Data Protection Act 2018).

Wykorzystamy wszystkie informacje przekazane nam podczas procesu rekrutacji w celu rozpatrzenia Państwa aplikacji lub spełnienia wymogów prawnych bądź regulacyjnych, jeśli jest to konieczne.

Nie sprzedajemy Państwa danych osobowych w zamian za wynagrodzenie lub inne świadczenie o wartości majątkowej.

Jeśli są Państwo mieszkańcami stanu Kalifornia w USA, podczas korzystania z naszej witryny internetowej, zgodnie z prawem Kalifornii, niektóre udostępnienia danych osobowych (np. za pośrednictwem plików cookie stron trzecich do dostawców narzędzi analitycznych, takich jak Google Analytics) mogą być uznane za "sprzedaż" lub "udostępnienie".

Więcej informacji można znaleźć w naszej Informacji o ochronie prywatności CCPA, dostępnej tutaj.

 

Sztuczna inteligencja (AI)

W Capco możemy wykorzystywać niektóre funkcje sztucznej inteligencji w ramach naszej platformy zarządzania rekrutacją w celu wspierania i usprawniania naszych procesów rekrutacyjnych. Te narzędzia sztucznej inteligencji pomagają w wykonywaniu określonych zadań, takich jak podsumowywanie notatek z opinii oraz wstępna selekcja CV przy użyciu rozpoznawania wzorców i dopasowywania słów kluczowych w celu zidentyfikowania kandydatów, których kwalifikacje i doświadczenie najbardziej odpowiadają profilowi stanowiska. Naszym celem jest poprawa wydajności i bezstronności na wczesnych etapach procesu rekrutacyjnego.

Żadne ostateczne decyzje dotyczące zatrudnienia nie są podejmowane wyłącznie w sposób zautomatyzonedowany, a wszyscy kandydaci zakwalifikowani do krótkiej listy są weryfikowani przez rekruterów Capco.

Wszelkie dane osobowe przetwarzane za pomocą narzędzi wbudowanych opartych na sztucznej inteligencji są obsługiwane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, a ich celem jest również wspieranie inkluzywnej rekrutacji poprzez ograniczanie potencjalnych ludzkich uprzedzeń.  Podejmujemy odpowiednie środki w celu zapewnienia dokładności, przejrzystości i bezpieczeństwa podczas korzystania ze sztucznej inteligencji w procesie rekrutacji.

 

Informacje, które gromadzimy

Nie gromadzimy więcej informacji, niż potrzebujemy do realizacji naszych zamierzonych celów, i nie będziemy ich przechowywać dłużej, niż jest to konieczne.

 

Etap aplikacji

Wszystkie szczegóły zgłoszeń kandydatów przesłane do Capco – czy to bezpośrednio przez Państwa przy użyciu jednego z naszych systemów aplikacji online, za pośrednictwem agencji rekrutacyjnej w Państwa imieniu, przez członka zespołu rekrutacyjnego Capco po omówieniu z Państwem oferty pracy, czy też w ramach programu poleceń pracowniczych Capco – będą zarządzane przez zespół rekrutacyjny Capco i przetwarzane na naszej platformie do zarządzania aplikacjami kandydatów.

Prosimy o podanie danych osobowych, w tym imienia, nazwiska i danych kontaktowych. Zapytamy Państwa również o prawo do podjęcia pracy w danym kraju, wcześniejsze doświadczenie zawodowe, wykształcenie, osoby mogące wystawić referencje oraz o odpowiedzi na pytania istotne dla danego stanowiska. Nasz zespół rekrutacyjny i osoby zatrudniające będą miały dostęp do wszystkich tych informacji.

 

Wstępna selekcja (Shortlisting)

Nasi rekruterzy i menedżerowie ds. rekrutacji dokonują wstępnej selekcji aplikacji pod kątem rozmowy kwalifikacyjnej. Jak wspomniano powyżej, w celu usprawnienia naszego procesu rekrutacji do wstępnej weryfikacji CV mogą być używane narzędzia sztucznej inteligencji (AI).

 

Oceny

Możemy poprosić Cię o wzięcie udziału w dniach oceniania, studiach przypadku, udziale w rozmowie kwalifikacyjnej (w tym nagrywanej wideo) lub ich kombinacji. Informacje będą generowane przez Ciebie oraz przez nas. Możesz na przykład wykonać zadanie pisemne lub możemy sporządzić notatki z rozmowy kwalifikacyjnej. Informacje te są przechowywane przez nas.

Jeśli proces rekrutacji na dane stanowisko zakończy się dla Ciebie negatywnie, możemy zapytać, czy chcesz, aby Twoje dane zostały zachowane we własnej bazie talentów firmy Capco. Jeśli wyrazisz na to zgodę, możemy skontaktować się z Tobą w przyszłości w przypadku pojawienia się innych odpowiednich wolnych stanowisk.

 

Oferta zatrudnienia

Jeśli złożymy ofertę zatrudnienia, poprosimy Cię o informacje w celu przeprowadzenia weryfikacji poprzedzającej zatrudnienie. Aby przejść do zatrudnienia, musisz pomyślnie przejść weryfikację poprzedzającą zatrudnienie. Musimy potwierdzić tożsamość naszego personelu i jego prawo do pracy w danym kraju, weryfikację zatrudnienia, wykształcenia oraz stabilności finansowej, takich jak m.in. wszelkie wyroki sądu hrabstwa (CCJ).

W związku z tym musisz dostarczyć:

  • Dowód tożsamości (osobisty dowód osobisty, paszport, akt urodzenia)
  • Dowód uprawniający do pracy w kraju, w którym znajduje się miejsce pracy
  • Potwierdzenie adresu zamieszkania

Możemy również przeprowadzić następujące czynności, z uwzględnieniem lokalnych przepisów i praktyk:

  • Sprawdzenie kartoteki policyjnej (wyszukiwanie historii adresowej z ostatnich 7 lat)
  • Elektroniczna weryfikacja tożsamości
  • Kontrola zdolności kredytowej i upadłościowej (wyszukiwanie historii adresowej z ostatnich 7 lat)
  • Kontrola pod kątem globalnych sankcji finansowych
  • Kontrole zgodności z przepisami (w tym Biuro ds. Kontroli Aktywów Zagranicznych (OFAC))
  • Wyszukiwanie informacji o pełnionych funkcjach dyrektorskich i obecności w mediach
  • Weryfikacja wykształcenia i kwalifikacji zawodowych
  • Referencje z miejsc pracy (do 7 lat, przerwy dłuższe niż miesiąc wymagają weryfikacji)

 

Źródło danych

Poniżej przedstawiamy przegląd źródeł, z których pozyskujemy Twoje dane osobowe:

  • Bezpośrednio od Ciebie
  • Organy podatkowe (np. brytyjski urząd skarbowy HMRC)
  • Rejestr spółek lub rejestr korporacyjny, taki jak Companies House (Wielka Brytania), jeśli pełniłeś/aś funkcję dyrektora spółki
  • TrueLayer lub inna strona zaangażowana w łączenie się z Twoim kontem bankowym
  • Poprzedni pracodawcy
  • Placówki edukacyjne, w tym uniwersytety
  • Biura informacji gospodarczej (agencje informacji kredytowej)
  • Agencje rządowe (np. brytyjski DBS lub OFAC)

 

Przechowywanie danych

Kandydaci, którzy przeszli rekrutację pomyślnie (lub kandydaci, którzy nie przeszli weryfikacji przeszłości) – Zapoznaj się z naszą Klauzulą informacyjną dotyczącą prywatności pracowników.

Kandydaci, których rekrutacja zakończyła się niepowodzeniem – Informacje o kandydatach biorących udział w rekrutacji (w tym dane osób polecających będących osobami trzecimi podane przez kandydata) zostaną zniszczone po upływie 12 miesięcy od ostatniej czynności, chyba że wyrazisz zgodę na dłuższe przechowywanie informacji. Z wyjątkiem Polski, gdzie informacje o kandydatach są przechowywane przez 6 miesięcy, oraz Stanów Zjednoczonych, gdzie okres ten wynosi 24 miesiące.

 

Twoje prawa

Twoje prawa mogą się różnić w zależności od obowiązujących lokalnych przepisów o ochronie danych. Szanujemy i przestrzegamy następujących praw związanych z Twoimi danymi osobowymi:

  • Prawo do informacji – aby wiedzieć, jakie dane osobowe zbieramy i jak ich używamy.
  • Prawo dostępu do danych – aby zażądać dostępu do posiadanych przez nas Twoich danych osobowych.
  • Prawo do sprostowania – aby zażądać sprostowania niedokładnych lub niekompletnych informacji.
  • Prawo do usunięcia danych – aby zażądać usunięcia swoich danych osobowych, z zastrzeżeniem ograniczeń prawnych.
  • Prawo do przenoszenia danych – aby otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
  • Prawo do sprzeciwu – aby wnieść sprzeciw wobec przetwarzania, w tym zautomatyzowanego podejmowania decyzji lub profilowania.
  • Prawo do rezygnacji – możesz zdecydować się nie podawać niektórych informacji lub w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę, w tym zrezygnować z otrzymywania komunikatów marketingowych.
  • Prawo do wniesienia skargi – aby złożyć skargę do nas lub właściwego organu nadzorczego, jeśli uważasz, że Twoje prawa zostały naruszone.

Podejmujemy również kroki w celu zapewnienia, że Twoje dane osobowe są prawidłowe i na bieżąco aktualizowane.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami za pomocą naszego formularza internetowego lub wyślij e-mail na adres ask.capco.dpo@capco.com.

Uwaga dla mieszkańców Kalifornii: Jeśli mieszkasz w amerykańskim stanie Kalifornia, mogą przysługiwać Ci dodatkowe prawa. Więcej informacji na temat swoich praw można znaleźć tutaj.

 

Podmioty przetwarzające dane

Korzystamy z różnych podmiotów przetwarzających, które wspierają nas w świadczeniu usług rekrutacyjnych:

Internetowa usługa zarządzania aplikacjami kandydatów

  • Greenhouse – nasza platforma do zarządzania aplikacjami kandydatów. Z ich polityką prywatności można zapoznać się tutaj: www.greenhouse.io/privacy-policy.
  • DocuSign – w celu zapewnienia kandydatom, którzy przeszli rekrutację pomyślnie, elektronicznego listu ofertowego oraz innej dokumentacji związanej z procesem zatrudnienia. Z ich polityką prywatności można zapoznać się tutaj: www.docusign.com/company/privacy-policy.

Agencje rekrutacyjne i bazy talentów

Współpracujemy z wieloma agencjami rekrutacyjnymi i bazami talentów. Jeśli ubiegałeś/aś się o stanowisko w firmie Capco za pośrednictwem agencji lub zarejestrowałeś/aś się w określonej bazie talentów, powinieneś/aś zwrócić się bezpośrednio do nich po informacje na temat ich polityki prywatności.

Weryfikacja pracownicza i sprawdzanie przeszłości

W zależności od Twojej lokalizacji i wymogów operacyjnych korzystamy z następujących dostawców:

  • First Advantage, znany również jako Fadv (dawniej Sterling Check) – polityka prywatności tego podmiotu jest dostępna tutaj: fadv.com/privacy-policy/.
    • W USA ich usługa obejmuje również weryfikację uprawnień I-9.
    • Jeśli masz brytyjską historię zatrudnienia, będziesz również zobowiązany/a do jej potwierdzenia za pośrednictwem partnerów Fadv, firm Konfir i TrueLayer, które umożliwiają im wykorzystanie połączenia danych płacowych, bankowych i podatkowych w celu weryfikacji szczegółów Twojego zatrudnienia w Wielkiej Brytanii.
  • HireRight – dla Hongkongu, Malezji i regionu APAC. Z ich polityką prywatności można zapoznać się tutaj: www.hireright.com/emea/legal/privacy-policy/emea-and-apac-candidate-policy
  • Hello Verify – dla Indii. Z ich polityką prywatności można zapoznać się tutaj: https://www.helloverify.com/en/privacy-policy.

Skontaktuj się z lokalnym zespołem rekrutacyjnym, jeśli chcesz zidentyfikować dostawcę właściwego dla swojej aplikacji.

 

Wersja klauzuli: 25 WRZESIEŃ 2026