Datenschutzhinweis für Stellenbewerber bei Capco

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Unser Zweck für die Verarbeitung von Bewerberdaten besteht darin, Ihre Eignung für eine Position bei Capco zu bewerten.

Sofern anwendbar, verlangen Datenschutzgesetze eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Wir stützen uns auf berechtigte Interessen oder darauf, auf Ihre Anfrage hin vor Abschluss eines Vertrags Maßnahmen zu ergreifen. Diese Grundlagen sind im Rahmen globaler Datenschutzgesetze anerkannt, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

  • UK und EU – die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
  • Kanada – Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA)
  • Brasilien – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)
  • Singapur / Malaysia – Personal Data Protection Act (PDPA)
  • USA – wie zum Beispiel der California Consumer Privacy Act (CCPA) 

Wenn Datenschutzgesetze eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung sensibler oder spezieller Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheit, rassische oder ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen) vorschreiben, ist die Verarbeitung zur Erfüllung von Pflichten und zur Ausübung spezifischer Rechte des Verantwortlichen oder der betroffenen Person im Bereich des Arbeitsrechts, der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich. Zusätzlich können wir in einigen Fällen auf Informationen aus sozialen Medien zurückgreifen, sofern sich die Verarbeitung auf personenbezogene Daten bezieht, die offensichtlich öffentlich gemacht wurden.

Für Daten über strafrechtliche Verurteilungen (nur UK) stützen wir uns auf die Verarbeitung gemäß Schedule 1, Part 1 des Data Protection Act 2018.

Wir verwenden alle Informationen, die Sie uns während des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stellen, um Ihre Bewerbung voranzutreiben oder, sowie erforderlich, gesetzliche oder regulatorische Anforderungen zu erfüllen. 

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht für geldwerte oder andere wertvolle Gegenleistungen. 

Wenn Sie in dem US-Bundesstaat Kalifornien ansässig sind, kann die Weitergabe bestimmter personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website nach kalifornischem Recht (z. B. durch Cookies von Drittanbietern an Analyseaustarter wie Google Analytics) als „Verkauf“ oder „Weitergabe“ angesehen werden. 

Weitere Informationen finden Sie in unserem CCPA-Datenschutzhinweis, der hier verfügbar ist: CCPA (capco.com)

Künstliche Intelligenz (KI) 

Bei Capco verwenden wir möglicherweise bestimmte KI-Funktionen innerhalb unserer Bewerbermanagementplattform, um unsere Rekrutierungsprozesse zu unterstützen und zu verbessern. Diese KI-Tools unterstützen bei spezifischen Aufgaben wie dem Zusammenfassen von Feedback-Notizen und dem Screening von Lebensläufen mittels Mustererkennung und Schlüsselwortabgleich, um Kandidaten zu identifizieren, deren Qualifikationen und Erfahrungen am besten zum Stellenprofil passen. Unser Ziel ist es, die Effizienz und Fairness in den frühen Phasen des Rekrutierungsprozesses zu verbessern. 

Es werden keine finalen Einstellungsentscheidungen ausschließlich durch automatisierte Verfahren getroffen, und alle in die engere Wahl kommenden Kandidaten werden von Capco-Recruitern überprüft.

Alle personenbezogenen Daten, die über integrierte KI-Tools verarbeitet werden, werden in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen behandelt und sollen auch eine inklusive Einstellung durch die Reduzierung möglicher menschlicher Voreingenommenheiten unterstützen.  Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um Genauigkeit, Transparenz und Sicherheit bei der Verwendung von KI im Rekrutierungsprozess zu gewährleisten. 

Von uns erfasste Informationen 

Wir erfassen nicht mehr Informationen, als wir zur Erfüllung unserer angegebenen Zwecke benötigen, und speichern sie nicht länger als nötig.

Bewerbungsphase

Alle Details von Jobbewerbungen, die bei Capco eingereicht werden – sei es von Ihnen selbst über eines unserer Online-Bewerbungssysteme, über eine Personalvermittlungsagentur in Ihrem Namen, von einem Mitglied des Capco-Rekrutierungsteams nach der Besprechung einer Jobmöglichkeit mit Ihnen oder über das Mitarbeiterempfehlungsprogramm von Capco –, werden vom Rekrutierungsteam von Capco verwaltet und auf unserer Bewerbermanagementplattform verarbeitet. 

Wir fragen nach Ihren persönlichen Daten einschließlich Name und Kontaktdaten. Wir fragen Sie auch nach Ihrer Arbeitserlaubnis in dem jeweiligen Land, Ihrer bisherigen Berufserfahrung, Ihrer Ausbildung, Referenzpersonen und nach Antworten auf für die Rolle relevante Fragen. Unser Rekrutierungsteam und die Hiring Manager haben Zugriff auf all diese Informationen.

Auswahl (Shortlisting)

Unsere Personalvermittler und Personalverantwortlichen treffen eine Vorauswahl der Bewerbungen für Vorstellungsgespräche. Wie oben erwähnt, können KI-Tools zur Sichtung von Lebensläufen eingesetzt werden, um unseren Rekrutierungsprozess zu unterstützen.

Assessments

Wir bitten Sie möglicherweise, an Assessment-Centern oder Fallstudien teilzunehmen, ein Vorstellungsgespräch zu führen (einschließlich aufgezeichneter Videos) oder an einer Kombination aus diesen. Informationen werden von Ihnen und von uns generiert. Sie könnten beispielsweise eine schriftliche Aufgabe bearbeiten oder wir könnten Notizen zum Vorstellungsgespräch machen. Diese Informationen werden von uns gespeichert.

Wenn Sie nach dem Assessment für die Rolle nicht erfolgreich waren, fragen wir Sie möglicherweise, ob Ihre Daten im hauseigenen Talentpool von Capco gespeichert bleiben sollen. Wenn Sie zustimmen, kontaktieren wir Sie möglicherweise proaktiv, falls weitere passende Vakanzen entstehen.

Beschäftigungsangebot

Wenn wir Ihnen ein Arbeitsangebot unterbreiten, bitten wir Sie um Informationen, damit wir Überprüfungen vor der Einstellung durchführen können. Sie müssen die Überprüfungen vor der Einstellung erfolgreich abschließen, um in ein Arbeitsverhältnis übernommen zu werden. Wir müssen die Identität unserer Mitarbeiter und deren Recht auf Arbeit im jeweiligen Land, die Überprüfung von Beschäftigung, Ausbildung und finanzieller Stabilität bestätigen, wie zum Beispiel, aber nicht beschränkt auf, etwaige gerichtliche Urteile (County Court Judgements, CCJs).

Sie müssen daher Folgendes bereitstellen:

  • Alters- und Identitätsnachweis (Personalausweis, Reisepass, Geburtsurkunde)
  • Nachweis des Rechts auf Arbeit in dem Land, in dem sich der Arbeitsplatz befindet
  • Adressnachweis 

Vorbehaltlich der lokalen Gesetze und Gepflogenheiten können wir auch Folgendes durchführen:

  • Polizeiliches Führungszeugnis (Durchsuchung von bis zu 7 Jahren Adresshistorie)
  • Elektronische Identitätsprüfung  
  • Bonitäts- und Insolvenzprüfungen (Durchsuchung von bis zu 7 Jahren Adresshistorie)
  • Prüfungen globaler Finanzsanktionen 
  • Compliance-Prüfungen (einschließlich des Office of Foreign Assets Control (OFAC))
  • Direktoren- und Medienrecherchen
  • Überprüfung von Bildungs- und Berufsqualifikationen
  • Beschäftigungsreferenzen (bis zu 7 Jahre und Lücken von mehr als einem Monat müssen verifiziert werden)

Datenquelle

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht darüber, woher wir Ihre personenbezogenen Daten beziehen:

  • Direkt von Ihnen 
  • Steuerbehörden (z. B. UK HMRC)
  • Handelsregister oder Firmenregister, wie Companies House (UK), sofern Sie Geschäftsführer eines Unternehmens waren
  • TrueLayer oder jede andere Partei, die an der Verbindung zu Ihrem Bankkonto beteiligt ist
  • Frühere Arbeitgeber 
  • Bildungsanbieter, einschließlich Universitäten 
  • Wirtschaftsauskunfteien 
  • Behörden (z. B. UK DBS oder OFAC)

Datenspeicherung 

Erfolgreiche Kandidaten (oder Kandidaten, deren Hintergrundüberprüfung fehlgeschlagen ist) – Bitte beachten Sie unseren Datenschutzhinweis für Mitarbeiter. 

Nicht erfolgreiche Kandidaten – Bewerberinformationen (einschließlich der vom Bewerber bereitgestellten Details von Referenzgebern Dritter) werden 12 Monate nach der letzten Aktion vernichtet, es sei denn, Sie stimmen zu, dass die Informationen länger aufbewahrt werden. Ausgenommen ist Polen, wo Kandidateninformationen 6 Monate lang aufbewahrt werden, sowie die Vereinigten Staaten, wo sie 24 Monate lang aufbewahrt werden.

Ihre Rechte

Ihre Rechte können je nach den geltenden lokalen Datenschutzgesetzen variieren. Wir respektieren und wahren die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Information – zu wissen, welche personenbezogenen Daten wir erheben und wie wir sie verwenden.
  • Recht auf Auskunft – Zugang zu den personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir über Sie speichern.
  • Recht auf Berichtigung – die Korrektur ungenauer oder unvollständiger Informationen zu verlangen.
  • Recht auf Löschung – vorbehaltlich rechtlicher Einschränkungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit – Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
  • Recht auf Widerspruch – Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, einschließlich automatisierter Entscheidungsfindung oder Profiling.
  • Widerrufsrecht – Sie können sich dafür entscheiden, bestimmte Informationen nicht bereitzustellen oder Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, einschließlich der Abbestellung von Marketingmitteilungen.
  • Recht auf Beschwerde – eine Beschwerde bei uns oder der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte verletzt wurden. 

Wir ergreifen auch Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten korrekt und auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte über unser Webformular oder per E-Mail an ask.capco.dpo@capco.com.

Hinweis für Personen in Kalifornien: Wenn Sie im US-Bundesstaat Kalifornien wohnhaft sind, gelten möglicherweise zusätzliche Rechte. Weitere Informationen zu Ihren rechten finden Sie hier.

Datenverarbeiter

Wir nutzen verschiedene Auftragsverarbeiter, die uns bei Rekrutierungsdienstleistungen unterstützen:

Online-Bewerbungsmanagement-Service

  • Greenhouse – unsere Plattform für das Bewerbungsmanagement. Sie können auf deren Datenschutzrichtlinie hier zugreifen: www.greenhouse.io/privacy-policy.
  • DocuSign – um erfolgreichen Kandidaten ein elektronisches Angebotsschreiben und andere Dokumente im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess zur Verfügung zu stellen. Sie können auf deren Datenschutzrichtlinie hier zugreifen: www.docusign.com/company/privacy-policy. 

Personalvermittlungsagenturen und Talentpools

Wir unterhalten Beziehungen zu mehreren Personalvermittlungsagenturen und Talentpools. Wenn Sie sich über eine Agentur für eine Position bei Capco beworben oder sich in einem bestimmten Talentpool registriert haben, sollten Sie sich direkt an diese wenden, um Informationen zu deren Datenschutzrichtlinie zu erhalten.

Beschäftigungsüberprüfung und Hintergrundprüfungen 

Wir nutzen je nach Standort und betrieblichen Anforderungen die folgenden Anbieter:

  • First Advantage, auch bekannt als Fadv (zuvor Sterling Check) – Sie können auf deren Datenschutzrichtlinie hier zugreifen: fadv.com/privacy-policy/. 
  • In den USA umfasst ihr Service auch I-9-Berechtigungsprüfungen. 
  • Wenn Sie eine britische Beschäftigungshistorie haben, müssen Sie diese auch über Fadv-Partner namens Konfir und TrueLayer bestätigen, die es beiden ermöglichen, eine Kombination aus Lohn- und Gehaltsabrechnungs-, Bank- und Steuerdaten zu verwenden, um Ihre britischen Beschäftigungsdetails zu verifizieren.
  • HireRight – für Hongkong, Malaysia und den APAC-Raum. Sie können auf deren Datenschutzrichtlinie hier zugreifen: www.hireright.com/emea/legal/privacy-policy/emea-and-apac-candidate-policy
  • Hello Verify – für Indien. Sie können auf deren Datenschutzrichtlinie hier zugreifen: https://www.helloverify.com/assets/docs/Privacy-Policy-HelloVerify.com.pdf. 

Bitte wenden Sie sich an Ihren lokalen Ansprechpartner für die Personalvermittlung, wenn Sie den für Ihre Bewerbung relevanten Anbieter ermitteln möchten.

Versionsnummer der Erklärung: XX SEPTEMBER 2026